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Hivive 预订功能商家指南

本指南介绍 Hivive 中预订和在线订位的运作方式、如何设置，以及商家和员工在管理后台和 POS 中会看到什么。

快速摘要​

Hivive 预订功能让员工管理餐桌预订，也让顾客通过公开的订位页面提交预订请求。

预订有两种流程：

流程由谁创建是否受在线订位设置控制？
员工预订员工在管理后台或 POS 创建否
在线预订顾客在公开订位页面创建是

在线订位设置只影响面向顾客的在线预订，不会限制员工创建的预订。

功能入口​

预订功能取决于您的商家账户和功能设置。如果您看不到预订或在线订位选项，请联系 Hivive 客服。

主要的商家功能区域：

  • Bookings（预订）：查看、创建、编辑、确认、取消和管理预订。
  • Tables（餐桌）：设置堂食餐桌和餐桌容纳人数。
  • Settings > Online reservations（设置 > 在线订位）：控制面向顾客的订位页面。

面向顾客的公开订位页面地址为：

/{shopUrl}/reservations

推荐设置流程​

  1. 进入 Tables（餐桌），确认所有堂食餐桌都已创建。
  2. 如果希望 Hivive 检查餐桌是否容得下顾客的用餐人数，为每张餐桌填写 Capacity（容纳人数）。
  3. 进入 Settings > Online reservations（设置 > 在线订位）。
  4. 设置用餐时长，例如 60、75 或 90 分钟。
  5. 选择是否启用在线订位。
  6. 选择在线预订是否需要员工确认。
  7. 选择顾客是否必须填写用餐人数。
  8. 设置开始时间间隔，例如每 15、30 或 60 分钟。
  9. 可选：设置在线预订的最大用餐人数。
  10. 在公开订位页面下一笔测试预订。

员工预订​

即使在线订位已关闭，员工也可以在 Hivive 中创建预订。

员工预订适用于：

  • 电话预订。
  • 到店顾客预订未来时间。
  • 通过社交媒体或消息软件预订。
  • 内部锁台。
  • 私人活动或封锁时段。

员工创建的预订可以包含：

  • 日期和时间。
  • 餐桌。
  • 用餐人数。
  • 顾客姓名。
  • 电话。
  • 电子邮箱。
  • 备注。
  • 内部备注。
  • 预订状态。

员工预订遵循餐桌冲突规则，但不受在线订位设置（如最大用餐人数或在线开始时间间隔）的限制。

在线订位​

在线订位是顾客通过公开订位页面提交的预订。

在线订位页面只有在以下条件满足时才会显示：

  • 商家已启用订位功能。
  • Settings > Online reservations（设置 > 在线订位） 中已打开在线订位。
  • 已保存用餐时长。

顾客选择可用的日期和时间段，填写联系方式并提交预订。根据您的设置，预订会立即确认，或等待员工确认。

在线订位设置​

使用 Settings > Online reservations（设置 > 在线订位） 管理面向顾客的规则。

这些设置不影响员工预订。

设置作用
Online reservation（在线订位）打开或关闭面向顾客的公开订位页面。
Reservation duration（用餐时长）定义每个在线预订的时长，例如 90 分钟。
Collect party size（收集用餐人数）控制顾客是否需要填写用餐人数。
Max party size（最大用餐人数）收集用餐人数时，在线预订的可选人数上限。
Start time interval（开始时间间隔）控制顾客可以选择哪些开始时间。
Online booking needs confirmation（在线预订需要确认）控制新的在线预订是立即确认，还是等待员工审批。

在线订位开关​

Online reservation（在线订位） 打开时，顾客可以从公开页面提交预订。

关闭时：

  • 顾客无法提交在线预订。
  • 员工仍可以手动创建预订。
  • 已有预订保持可见。

用餐时长​

启用在线订位前必须先设置用餐时长。

示例：

时长：90 分钟
顾客选择：6:00 PM
预订结束：7:30 PM

顾客选择开始时间，Hivive 根据已保存的时长计算结束时间。

开始时间间隔​

开始时间间隔控制向顾客展示的时间段间距。

示例：

间隔顾客可见的时间段示例
15 分钟6:00、6:15、6:30、6:45
30 分钟6:00、6:30、7:00、7:30
60 分钟6:00、7:00、8:00

时间段与您的营业时间对齐。如果门店 5:15 PM 开门、间隔为 30 分钟，时间段可能显示为：

5:15、5:45、6:15、6:45

这样既能使用实际营业时间，又能避免顾客选出 6:07 PM 这类别扭的时间。

收集用餐人数​

Collect party size（收集用餐人数） 打开时：

  • 顾客必须填写用餐人数。
  • Hivive 会在显示时间段前检查餐桌容纳人数。
  • 没有填写容纳人数的餐桌会被排除在按人数计算的在线可用性之外。
  • 可以使用最大用餐人数。

关闭时：

  • 顾客不会看到用餐人数字段。
  • 在线预订创建时不带用餐人数。
  • 最大用餐人数被忽略。
  • Hivive 只检查是否有任意堂食餐桌可用，不检查容纳人数。
  • 即使餐桌没有填写容纳人数也可以被使用。

如果您的门店希望在收到预订后手动处理用餐人数，或者餐桌容纳人数还没有设置完，可以使用这个选项。

最大用餐人数​

最大用餐人数是面向顾客的可选上限。

示例：

最大用餐人数：8

顾客无法提交超过 8 人的在线预订。

最大用餐人数只有在 Collect party size（收集用餐人数） 打开时才生效。员工仍可以手动创建更大的预订。

在线预订需要确认​

Online booking needs confirmation（在线预订需要确认） 关闭时：

  • 新的在线预订以 Confirmed（已确认） 状态创建。
  • 该预订会将对应餐桌/时间从其他在线预订中锁定。
  • 顾客收到预订确认邮件。

打开时：

  • 新的在线预订以 Awaiting confirmation（待确认） 状态创建。
  • 它会出现在管理后台和 POS 中供员工审核。
  • 它暂时不会锁定其他在线可用时段。
  • 顾客收到待确认邮件。
  • 员工必须将预订状态改为 Confirmed（已确认） 才算通过。

员工确认待确认预订时，Hivive 会重新检查餐桌可用性。如果原餐桌仍然可用，Hivive 保留它；如果有其他合适的餐桌可用，Hivive 可以改为分配那张桌子；如果没有可用餐桌，确认会被拒绝，员工可以另选时间或联系顾客。

餐桌容纳人数​

餐桌容纳人数在餐桌管理区域设置。

容纳人数是指该餐桌应容纳的最大用餐人数。

示例：

餐桌容纳人数
1 号桌2
2 号桌4
3 号桌6

在线收集用餐人数时，Hivive 会用容纳人数找到最小的合适餐桌。

示例：

用餐人数：2
可用餐桌：容纳 2 人、容纳 4 人
分配餐桌：容纳 2 人

这样可以把大桌留给更多人的聚餐。

如果餐桌没有填写容纳人数：

  • 它会被排除在按人数计算的在线可用性之外。
  • 员工仍然可以使用它。
  • 如果 Collect party size（收集用餐人数） 关闭，它可以用于在线预订。

可用性规则​

只有当时间段通过所有面向顾客的规则时，Hivive 才会将其显示为可预订。

时间段必须：

  • 完整地落在营业时间内。
  • 符合用餐时长。
  • 符合开始时间间隔。
  • 在未来时间。
  • 在收集用餐人数时，通过最大用餐人数规则。
  • 至少有一张可用的堂食餐桌。
  • 不与任何锁定预订或预订封锁时段重叠。

收集用餐人数时，可用餐桌的容纳人数必须足够。

不收集用餐人数时，任何可用的堂食餐桌都可以使用。

哪些会锁定在线可用性​

以下会锁定在线可用性：

  • 已确认的预订。
  • 已到店的预订。
  • 未到店（No-show）的预订。
  • 预订封锁时段。

以下不会锁定在线可用性：

  • 已取消的预订。
  • 待确认的预订。

待确认的预订仍会显示给员工，但在确认之前有意不占用餐桌。

预订封锁时段​

预订封锁时段用于将某个时间范围从在线可用性中屏蔽。

适用场景：

  • 私人活动。
  • 后厨停业。
  • 维护。
  • 想要手动控制的已订满时段。
  • 临时锁台。

预订封锁时段不是顾客预订，因此不会发送顾客预订邮件。

预订状态​

状态含义
Awaiting confirmation（待确认）顾客提交的在线预订需要员工审批，暂不锁定在线可用性。
Confirmed（已确认）预订已接受并锁定可用性。
Attended（已到店）顾客已到店。
No-show（未到店）顾客没有到店。
Canceled（已取消）预订已取消，不锁定可用性。

确认待确认预订​

启用在线预订确认时使用此流程。

  1. 在管理后台或 POS 中打开预订。
  2. 核对顾客信息、时间、餐桌、备注和用餐人数（如有）。
  3. 将状态从 Awaiting confirmation（待确认） 改为 Confirmed（已确认）。
  4. Hivive 检查是否仍有可用餐桌。
  5. 如果有可用餐桌，预订变为已确认。
  6. 如果没有可用餐桌，请另选时间、尽可能分配其他餐桌，或联系顾客。

确认后，顾客会收到标准的预订确认邮件。

邮件通知​

Hivive 根据预订事件和状态发送预订邮件。

顾客邮件​

事件顾客邮件
创建在线预订且无需确认预订确认邮件。
创建在线预订且需要确认待确认邮件。
员工确认待确认预订预订确认邮件。
预订信息被更新预订更新邮件。
预订被取消预订取消邮件。

发送顾客邮件需要预订中包含顾客邮箱地址。

商家邮件​

创建新的在线预订或员工预订时，Hivive 会向该商家账户的商家用户发送新预订通知。

商家通知在以下情况发送：

  • 新的已确认预订。
  • 新的待确认预订。

商家通知发送给与商家关联的用户。请保持员工用户的邮箱地址为最新，确保正确的人收到预订提醒。

顾客体验​

在订位页面上，顾客可以：

  • 选择日期。
  • 从可用时间段中选择时间。
  • 填写姓名和电话。
  • 可选填写邮箱。
  • 可选填写备注。
  • 只有在您的设置要求时才填写用餐人数。

不可用的时间段会显示但被禁用，让顾客知道这个时间存在但无法选择。

提交后：

  • 如果无需确认，顾客会看到预订成功的信息。
  • 如果需要确认，顾客会看到等待确认的信息。

常见配置示例​

按人数计算的在线订位​

如果希望在线可用性取决于餐桌大小，使用此配置。

推荐设置：

  • 在线订位：开。
  • 收集用餐人数：开。
  • 为所有堂食餐桌填写容纳人数。
  • 最大用餐人数：可选。
  • 在线预订需要确认：按需选择。

当您希望 Hivive 自动禁用容纳不下顾客人数的时间段时，这个配置最合适。

手动处理用餐人数​

如果不希望顾客填写用餐人数，使用此配置。

推荐设置：

  • 在线订位：开。
  • 收集用餐人数：关。
  • 最大用餐人数：不使用。
  • 在线预订需要确认：如需员工审核每个请求则打开。

当员工倾向于在收到预订后打电话或发消息联系顾客，或餐桌容纳人数数据尚未设置完时，这个配置最合适。

先审批后确认的订位​

如果希望员工审批每个在线预订，使用此配置。

推荐设置：

  • 在线订位：开。
  • 在线预订需要确认：开。
  • 商家用户邮箱：保持最新。

顾客会先收到待确认邮件，员工确认后再收到预订确认邮件。

全自动在线订位​

如果希望顾客即时收到确认，使用此配置。

推荐设置：

  • 在线订位：开。
  • 在线预订需要确认：关。
  • 收集用餐人数：如已设置容纳人数则打开。

预订会立即确认，并在创建时就锁定可用性。

运营建议​

  • 使用按人数计算的在线订位时，保持餐桌容纳人数准确。
  • 计划中的停业或私人活动使用预订封锁时段。
  • 定期查看待确认预订。
  • 保持商家用户邮箱为最新，让预订提醒送达员工。
  • 在线设置不应允许的例外情况，使用员工预订处理。
  • 需要发送取消邮件并保留可见审计记录时，请取消预订而不是删除记录。

当前限制​

当前的预订功能是为餐桌预订设计的。

当前限制：

  • 在线预订只预留一张餐桌。
  • Hivive 不会为一个在线预订合并多张餐桌。
  • 此流程不包含在线预订定金或预付款。
  • 在线设置只控制顾客预订，不控制员工预订。
  • 顾客自助取消或改期不在本指南范围内。

支持检查清单​

如果在线订位的行为与预期不符，请检查：

  • 商家是否已启用订位功能？
  • Online reservation（在线订位） 是否已打开？
  • 是否已保存用餐时长？
  • 是否已配置营业时间？
  • 所选日期是否在营业时间内？
  • 所选时间是否在未来？
  • 如果收集用餐人数，堂食餐桌是否填写了容纳人数？
  • 如果设置了最大用餐人数，顾客的人数是否在上限内？
  • 该时间是否已有已确认的预订或封锁时段？
  • 预订当前是待确认、已确认、已取消还是被封锁？

如果问题仍不清楚，请联系 Hivive 客服，并提供预订日期、时间、用餐人数（如有）和相关餐桌。