Chế độ ngoại tuyến
Hướng dẫn này giải thích những việc cửa hàng có thể và không thể thực hiện khi Hivive POS trên iOS hoạt động không có Internet.
Chế độ ngoại tuyến giúp duy trì các hoạt động bán hàng cơ bản tại cửa hàng khi mạng tạm thời gián đoạn. Đây không phải là giải pháp thay thế đầy đủ cho POS trực tuyến, trang quản trị, nhà cung cấp thanh toán, hệ thống khách hàng hoặc công cụ báo cáo.
Tóm tắt nhanh
Khi chế độ ngoại tuyến khả dụng, nhân viên có thể tiếp tục nhận các đơn POS đơn giản từ dữ liệu menu đã lưu, nhận số đơn hàng cục bộ, thu tiền mặt hoặc thanh toán bằng phương thức tùy chỉnh đã lưu, in tại chỗ và để ứng dụng đồng bộ đơn khi Internet trở lại.
Khi ngoại tuyến, POS không thể xử lý thanh toán thẻ hoặc máy thanh toán, tra cứu khách hàng, dùng chương trình khách hàng thân thiết, hoàn tiền, sửa đơn trên máy chủ, cập nhật tồn kho, nhận đơn QR hoặc kiosk, cập nhật KDS, nhận đơn trực tuyến theo thời gian thực hay hiển thị báo cáo trực tiếp.
Yêu cầu
Chế độ ngoại tuyến chỉ hoạt động khi đáp ứng tất cả điều kiện sau:
- Hivive đã bật chế độ ngoại tuyến cho tài khoản cửa hàng.
- iPad đã đăng nhập trực tuyến ít nhất một lần sau khi chế độ này được bật.
- Người dùng chưa đăng xuất kể từ lần đăng nhập trực tuyến đó.
- POS đã tải dữ liệu cần thiết như menu, món, bàn, nhân viên, phụ phí, giảm giá và phương thức thanh toán tùy chỉnh.
- Cùng một iPad được dùng cho các đơn ngoại tuyến cho đến khi đồng bộ xong.
Nếu nhân viên thử đăng nhập ngoại tuyến lần đầu, ứng dụng sẽ yêu cầu kết nối Internet trước.
Dữ liệu được lưu trên thiết bị
Chế độ ngoại tuyến chỉ dùng được dữ liệu iPad đã tải. Tùy những màn hình nhân viên đã mở khi trực tuyến, dữ liệu lưu có thể gồm:
- Cài đặt cửa hàng.
- Menu, sản phẩm, tùy chọn, bàn, tầng và khu vực.
- Phụ phí, giảm giá và phương thức thanh toán tùy chỉnh.
- Hồ sơ nhân viên cần cho đăng nhập và chấm công.
- Danh sách và chi tiết đơn hàng được tải gần đây.
Nếu dữ liệu chưa được tải trước khi mất mạng, dữ liệu đó có thể không khả dụng. Trước thời gian gián đoạn đã biết, hãy mở các màn hình POS quan trọng khi còn trực tuyến để iPad có dữ liệu mới nhất.
Những việc có thể làm ngoại tuyến
| Khu vực | Có thể dùng ngoại tuyến? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đăng nhập | Hạn chế | Chỉ hoạt động sau một lần đăng nhập trực tuyến thành công trên cùng iPad khi chế độ ngoại tuyến đã bật. |
| Xem menu và món | Có, từ bộ nhớ | Ứng dụng dùng menu, sản phẩm, tùy chọn, tầng và bàn được lưu gần nhất. |
| Tạo đơn POS | Có | Đơn được lưu cục bộ với ID ngoại tuyến và số đơn hàng cục bộ. |
| Thêm ghi chú | Có | Ghi chú được lưu cùng đơn và đồng bộ sau. |
| Nhập tên/số điện thoại khách vãng lai | Có | Chỉ là văn bản trên đơn, không liên kết hồ sơ khách hàng. |
| Áp dụng phụ phí cửa hàng | Có, từ bộ nhớ | Dùng quy tắc phụ phí được tải gần nhất. |
| Áp dụng giảm giá tự động hoặc bằng mã | Có, từ bộ nhớ | Dùng quy tắc giảm giá được tải gần nhất; giảm giá tùy chỉnh cũng hoạt động. |
| Nhận tiền mặt | Có | Thanh toán được ghi cục bộ và xếp hàng chờ đồng bộ. |
| Nhận thanh toán tùy chỉnh | Có, nếu đã lưu | Phương thức phải được tải trước khi mất mạng. |
| In phiếu bếp, hóa đơn, biên lai hoặc số đơn | Thông thường | Hoạt động nếu máy in đã cấu hình và iPad truy cập được; máy in phụ thuộc Internet có thể không hoạt động. |
| Mở ngăn kéo khi thanh toán tiền mặt | Thông thường | Hoạt động qua máy in/ngăn kéo được kết nối cục bộ. |
| Lưu chấm công vào/ra | Hạn chế | Dành cho nhân viên đã được tải trên POS; sự kiện đồng bộ sau. |
| Xem đơn gần đây | Hạn chế | Hiển thị danh sách/chi tiết đã lưu và các đơn ngoại tuyến cục bộ trên iPad đó. |
| Đồng bộ sau khi kết nối lại | Có | Đơn ngoại tuyến, sự kiện ngăn kéo và chấm công đang chờ được tự động gửi khi Internet trở lại. |
Những việc không thể làm ngoại tuyến
| Khu vực | Không khả dụng | Lý do |
|---|---|---|
| Đăng nhập lần đầu | Không thể đăng nhập | Ứng dụng phải xác minh tài khoản trực tuyến trước. |
| Thanh toán thẻ | Không thể xử lý | Stripe, Square, Tyro, Zeller, máy thanh toán mạng và luồng thẻ thủ công cần xác nhận qua Internet/máy chủ. |
| Phụ phí thẻ | Không thể áp dụng | Phụ phí thẻ thuộc luồng thanh toán thẻ trực tuyến. |
| Hoàn tiền | Không thể xử lý | Cần máy chủ và/hoặc nhà cung cấp thanh toán. |
| Tra cứu khách hàng đã đăng ký | Không thể tìm, quét, tạo, sửa hoặc xóa | Dữ liệu khách hàng chỉ khả dụng trực tuyến. |
| Khách hàng thân thiết | Không thể tích/đổi điểm | Tra cứu và đổi thưởng bị tắt khi ngoại tuyến. |
| Sửa đơn hiện có | Không thể cập nhật đơn đã tạo theo quy trình thông thường | Việc sửa đơn cần máy chủ. Hãy sửa giỏ trước khi thanh toán hoặc tạo đơn mới. |
| Hủy/xóa đơn | Không thể hủy hoặc ẩn | Các thao tác này cần máy chủ. |
| Tách hóa đơn hoặc đổi bàn | Không thể hoàn tất ổn định | Các quy trình này sửa đơn trên máy chủ và nên thực hiện trực tuyến. |
| Cập nhật sản phẩm và tồn kho | Không thể cập nhật | POS có thể bán từ dữ liệu lưu nhưng không thể công bố thay đổi. |
| Thông báo bật lên và cài đặt cửa hàng | Không thể cập nhật | Thay đổi cần máy chủ hoặc trang quản trị. |
| Báo cáo và thống kê bán hàng | Không thể tải số liệu trực tiếp | Tổng doanh thu và giao dịch cần máy chủ. |
| Quản lý phiên ngăn kéo | Không thể bắt đầu, kết thúc hoặc tải phiên hiện tại | Sự kiện thanh toán có thể chờ đồng bộ, nhưng quản lý và đối soát phiên phải thực hiện trực tuyến. |
| Ghép nối/cài đặt máy thanh toán | Không thể ghép, bỏ ghép hoặc kiểm tra trạng thái | Cần Internet và API của nhà cung cấp. |
| Thay thiết bị/thay đổi tài khoản | Không thể thực hiện | Kiểm tra thiết bị và tài khoản cần máy chủ. |
| In qua POS phụ | Không thể in qua POS chính | POS phụ cần Internet để chuyển yêu cầu in đến thiết bị chính. |
| Biên lai email | Không thể gửi | Email được gửi từ máy chủ. |
| In lại từ máy chủ | Không thể tải đơn chưa lưu | Cần truy cập máy chủ để in lại đơn trực tuyến bị bỏ lỡ. |
| Đặt món bằng QR | Không thể nhận đơn mới | Cần Internet và kết nối máy chủ. |
| Đặt món bằng kiosk | Không thể nhận đơn mới | Cần Internet và kết nối máy chủ. |
| KDS | Không thể nhận/cập nhật đơn bếp | Màn hình bếp cần Internet và máy chủ. |
| Cập nhật đơn trực tuyến | Không thể nhận theo thời gian thực | WebSocket và in đơn trực tuyến cần kết nối. |
| Hiển thị trên nhiều thiết bị | Không thể chia sẻ đơn ngoại tuyến giữa các iPad | Mỗi iPad giữ kho dữ liệu ngoại tuyến riêng đến khi kết nối lại. |
Các giới hạn quan trọng
Dữ liệu lưu có thể đã cũ
Đơn ngoại tuyến dùng dữ liệu đã lưu trên iPad. Nếu giá menu, tồn kho, phụ phí, giảm giá, mã nhân viên hoặc phương thức thanh toán thay đổi trên trang quản trị khi iPad ngoại tuyến, iPad sẽ không biết cho đến khi kết nối và làm mới.
Vì vậy nhân viên có thể bán món đã được đánh dấu hết hàng trực tuyến, bỏ lỡ giảm giá mới hoặc dùng quy tắc phụ phí cũ.
Đơn ngoại tuyến đồng bộ theo trạng thái hiện tại
Thanh toán ngoại tuyến tạo đơn cục bộ và xếp hàng chờ đồng bộ. Nếu đơn vẫn chưa trả khi iPad kết nối lại, đơn được đồng bộ ở trạng thái chưa thanh toán. Nếu đã nhận tiền mặt hoặc phương thức tùy chỉnh, trạng thái và chi tiết thanh toán cũng được đồng bộ.
Với cửa hàng thanh toán tại quầy, đơn ngoại tuyến chưa trả có thể xuất hiện trên trang quản trị sau khi kết nối lại, nhưng vẫn phải hoàn tất thanh toán trước khi được tính là doanh số đã trả.
Thanh toán thẻ không phải thanh toán ngoại tuyến
Ứng dụng không xác thực hoặc thu tiền thẻ khi ngoại tuyến. Đừng cho rằng đã nhận tiền nếu nhà cung cấp chưa xác nhận trực tuyến. Khi mất mạng, chỉ dùng tiền mặt hoặc phương thức tùy chỉnh được phê duyệt.
Số đơn ngoại tuyến là số cục bộ
Số đơn được tạo ngay trên iPad để nhà hàng tiếp tục vận hành và in số trong thời gian mất mạng. Số này chỉ thuộc iPad và có thể trùng với:
- Số đơn từ một iPad ngoại tuyến khác.
- Số đơn được tạo trực tuyến khi iPad này ngoại tuyến.
- Số từ một chuỗi đơn ngoại tuyến cũ.
Đây là hành vi bình thường. Số cục bộ được giữ lại khi đồng bộ lên máy chủ. Nếu phiên bản ứng dụng cũ đồng bộ đơn không có số, máy chủ có thể cấp số khi đồng bộ.
Một iPad không biết thao tác ngoại tuyến của iPad khác
Nếu hai POS cùng ngoại tuyến, mỗi thiết bị chỉ thấy đơn ngoại tuyến của chính nó, đơn máy chủ đã lưu và dữ liệu menu/cài đặt từ các phiên trực tuyến trước của nó. Đơn trên iPad này không xuất hiện ở iPad khác cho đến khi thiết bị đầu tiên kết nối và đồng bộ.
In qua POS phụ cần Internet
POS phụ được thiết kế để các iPad khác gửi việc in qua Internet đến một POS chính kết nối với mọi máy in. Vì bước chuyển giao này cần mạng, hãy coi tính năng in của POS phụ là không khả dụng khi ngoại tuyến.
Trong thời gian mất mạng, hãy dùng POS chính có kết nối máy in hoặc thiết bị có kết nối máy in trực tiếp. iPad phụ không thể in qua POS chính cho đến khi Internet trở lại.
Dữ liệu chưa đồng bộ nằm trên thiết bị
Dữ liệu ngoại tuyến được lưu cục bộ trên iPad và vẫn còn sau khi khởi động lại ứng dụng bình thường, nhưng có thể mất nếu xóa ứng dụng, xóa sạch thiết bị hoặc thiết bị hỏng trước khi đồng bộ.
Hãy kết nối lại sớm nhất có thể và giữ ứng dụng mở đủ lâu để đồng bộ các đơn đang chờ.
Quy trình đề xuất khi mất mạng
- Giữ POS ở trạng thái đăng nhập; không đăng xuất.
- Dùng menu đã lưu để nhận đơn như bình thường.
- Với đơn tạo ngoại tuyến, nhận tiền mặt hoặc phương thức tùy chỉnh đã lưu khi khách thanh toán.
- In phiếu/biên lai tại chỗ nếu truy cập được máy in.
- Ghi chú vận hành bên ngoài ứng dụng nếu cần hủy, đổi hoặc miễn phí một đơn trước khi đồng bộ.
- Khi Internet trở lại, giữ POS mở và trực tuyến đến khi đồng bộ hoàn tất.
- Kiểm tra trang quản trị để xác nhận đơn và doanh số đã thanh toán xuất hiện đúng.
Chuẩn bị trước thời gian gián đoạn đã biết
- Đăng nhập trực tuyến trên mọi iPad có thể cần chế độ ngoại tuyến.
- Mở menu POS để làm mới menu, sản phẩm, bàn, tầng, phụ phí và giảm giá.
- Mở danh sách đơn nếu nhân viên cần xem các đơn gần đây.
- Mở màn hình thanh toán một lần nếu cần phương thức tùy chỉnh khi ngoại tuyến.
- Tải dữ liệu nhân viên bằng cách cho nhân viên đăng nhập hoặc mở luồng cần nhân viên.
- Không phụ thuộc vào in qua POS phụ; chuẩn bị dùng POS chính hoặc kết nối trực tiếp.
- Xác nhận máy in cục bộ và ngăn kéo hoạt động không cần Internet.
Khi Internet trở lại
Ứng dụng tự động thử đồng bộ khi iPad trực tuyến và định kỳ thử lại công việc đang chờ.
Sau khi đồng bộ:
- Đơn ngoại tuyến có bản ghi máy chủ với trạng thái hiện tại.
- ID đơn ngoại tuyến cục bộ được ánh xạ tới ID đơn máy chủ.
- Số đơn ngoại tuyến được giữ trên đơn đã đồng bộ.
- Sự kiện ngăn kéo và chấm công được gửi.
- Bản ghi đơn cục bộ đã đồng bộ được giữ tạm thời rồi dọn dẹp sau.
Nếu đơn không xuất hiện trên trang quản trị sau khi kết nối lại, hãy giữ iPad trực tuyến và ứng dụng mở. Nếu vẫn không đồng bộ, hãy liên hệ hỗ trợ Hivive trước khi xóa ứng dụng hoặc đăng xuất.